「展示会を開催した後にやることはある？」

「展示会を開催した際の報告書って何？」

「展示会の報告書ってどう書く？」

このような疑問をお持ちではありませんか？

展示会に出展した際に重要なのが展示会の報告書です。展示会の報告書というと、展示会を訪れた人が作成するものという認識をしているかもしれませんが、実は展示会に出展する側が報告書を作成するメリットはたくさんあります。

今回は、展示会を開催した際の報告書の書き方や報告書の役割などを詳しく解説します。

展示会を開始する前に告知や宣伝は行なっていても、終了後に報告書の作成はしていないという場合や、報告書の書き方がわからないという方はぜひ参考にしてください。

展示会の報告書とは

展示会の報告書は、展示会に訪れた人の反応や展示した商品やサービスのPRがうまくできたかどうかなど、出展当日の様子をまとめたレポートを指します。

展示会の報告書を作成することで、展示会に訪れなかった人にも当日の様子を伝えることができます。展示会で反響が良かった商品やサービスの宣伝も可能で、ビジネスチャンスに広げることにも繋がるでしょう。また、報告書に展示会当日に起こったトラブルやミスなどの反省点を残しておくことで、次に展示会に出展する場合に参考資料として使うこともできます。

展示会の報告書は、ホームページやSNSに公開することで多くの人の目にとまり、企業の宣伝効果も期待できるでしょう。

展示会の報告書の書き方

展示会に出展した際の報告書を書く場合には、抑えておきたいポイントがあります。

報告書に記載すべき項目は以下の通りです。

・展示会が開催された日時
・展示会が開催された場所
・展示会の名前
・展示会の内容（当日の様子など）

この項目は基本情報として必ず記入するようにしましょう。

基本情報を記載すること以外にも、注意したいポイントはいくつかあります。ひとつずつ順番に解説します。

展示会で使用した資料を添付する

展示会で実際に使用した資料を添付するようにしましょう。

画像で添付するか、ダウンロードが可能なPDFなどのデータで添付する方法もあります。

実際に使用した資料を添付することで、展示会当日は参加していなくても展示会の内容をより理解することができるでしょう。展示会に足を運べなかった人にも、資料を見てもらうことで商品やサービスの宣伝になります。

展示会のリアルな雰囲気が伝わる文章を意識する

展示会当日の雰囲気がそのまま伝わるような文章を意識して書くようにしましょう。

展示会の報告書はわかりやすく書くことが一番のポイントです。回りくどい表現は避けて、端的で読みやすい文章を意識してください。

社内向けなどで作成する報告書であれば、簡潔にわかりやすい文章であれば問題ありません。しかし、ホームページで公開するなど一般に向けて作成する場合は、読み手を飽きさせない魅力的な文章で書くことを意識しましょう。

展示会のリアルな雰囲気を伝えるために、展示会に実際に参加した社員や来場者のコメントなどを掲載するのもおすすめです。

実際に展示会に関わった人の声を伝えることで、臨場感やリアルな雰囲気が読み手にも伝わり、企業の魅力が伝わりやすくなります。

展示会の様子がわかる写真を挿入する

可能であれば展示会当日に写真を撮影し、報告書に載せるようにしましょう。

文章でリアルな展示会の様子を伝えることも重要ですが、文章だけでは限度があります。そのため、写真を使用することでよりわかりやすくて現場の雰囲気を伝えることができます。

読み手を飽きさせないためにも、写真を挿入して、より魅力的な報告書を作成することを心がけましょう。

展示会を開催できたことの感謝を伝える

まず展示会を開催できたことに対するお礼を伝えるようにします。これは、報告書の最初に記載しても最後に記載してもどちらでも良いです。

しっかりとお礼を伝えることで、展示会の関係者にも読み手にも誠実な印象を与えることができます。

展示会に関連する情報を宣伝する

ホームページなどで一般向けに報告書を公開する場合は、展示会に関連する情報を宣伝するようにしましょう。

展示会で出展した商品やサービスを、報告書でも改めて宣伝することで認知度向上が期待できます。

報告書を読んでいる人は、展示会に参加していない人が大半なので、詳細までわかりやすく宣伝することが大切です。

また、展示会で出展していないものでも報告書で宣伝して構いません。宣伝したい商品やサービスなどを関連情報として記載することで、こちらも認知度の向上が期待できます。

ただこのときに注意したいのが、展示会で出展していないものを過剰に宣伝するのは控えることで、文字数を使いすぎないようにしましょう。あくまで報告書は展示会の様子や内容を伝えるものなので、展示会と関係のない内容が長くなりすぎないように心がけてください。

次回の展示会の予定を記載する

忘れないようにしたいのが、次回の展示会の予定を記載することです。

報告書を読んだ人が次回の展示会に参加したいと思った場合に、スムーズに次回の展示会の予定を確認できるようにしましょう。これは読み手が報告書を読んで、展示会に参加したいと思っても、予定がわからずに参加できないとなってしまうことを避けるためです。

また、次回の展示会を告知するといった理由で、SNSのフォローやメルマガの登録を促すような文章を入れてもいいでしょう。そうすることでSNSやメルマガで継続的に企業の活動や商品をアピールできるようになり、今後の営業活動の幅を広げることができます。

展示会のノベルティや景品をアピールする

展示会でノベルティや景品などを配布した場合は、配布したものの写真やその時の様子をアピールするようにしましょう。

魅力的な商品であった場合、読み手に「次回の展示会は行ってみたい」と思わせることができます。

ただ注意したいのが、あくまでもさりげなくアピールすることです。ノベルティや景品などの品物で来場者を釣っているようなイメージにならないよう気をつけましょう。

展示会の報告書の役割

ここまで報告書の書き方のポイントを開設しました。ではなぜ報告書を作成することが重要なのでしょうか。

展示会の報告書には以下のような役割があります。

・関係者に展示会の様子を伝える
・企業（商品やサービス）の宣伝に使用する
・次の展示会の参考資料にする

このように、展示会の報告書の役割は多岐に渡り、作成することによって様々なメリットがあります。

ひとつずつご紹介します。

関係者に展示会の様子を伝えること

一つ目は、関係者に展示会の様子を報告することです。展示会に出展するまでには、展示会当日にその場にいた人以外にも多くの人が関わっています。協力してくれた他部署の人や、ノベルティや資料の作成などを依頼した外部の関係者、展示会の主催者、会場スタッフなど多くの人が関わって展示会は行われています。そういった人たちに、当日の様子がどうだったかを伝えるということが報告書の重要な役割です。

当日の様子を伝える目的以外にも、関わってくれた人にお礼を伝えるという意味でも展示会の報告書を作成することは大切です。

企業（商品やサービス）の宣伝に使用する

二つ目の役割として宣伝に使用するということがあります。関係者に展示会の様子を報告するだけでなく、報告書をホームページやSNSで公開することによって、関わりがなかった他の企業や一般の方の目に止まることが期待できます。

報告書の中で展示会の様子やそのとき取り扱った商品やサービスを宣伝することで、展示会に訪れていない人にもアピールすることが可能です。

次の展示会の参考資料にする

展示会の報告書には、次の展示会を行う際の参考資料という役割もあります。

一般向けに公開しない内部関係者向けの報告書には、展示会当日に困ったことやミスなど反省点を記載しましょう。そうすることで、次に展示会に出展する際に反省点を踏まえて改善しやすくなります。

また、関係者の異動などで展示会の担当者が変わった場合にも、報告書を残しておくことでスムーズに準備に当たることができるでしょう。

展示会に出展したら忘れずに報告書を作成しよう

今回は展示会に出展した際の報告書について解説しました。

展示会が終了したら報告書を作成することで多くのメリットを得ることができます。

作成の仕方がわからず悩んでしまうという方も多いかもしれません。しかし、読み手に展示会の様子を簡潔にわかりやすく、魅力的に伝えるというポイントを押さえておけば報告書の作成はそれほど難しいことではないでしょう。

現在、展示会の報告書を作成していない、または報告書を作成しても公開していないという場合はぜひこの記事を参考に報告書の作成・公開をしてみてはいかがでしょうか。