企業や製品を多くの人に知ってもらうことができる「展示会」。

観光都市として魅力的な都市である京都では、展示会を開催する都市としても向いています。

では、実際、京都で開催できる展示会の会場はどこがあるのでしょうか？

そこで今回は、京都の展示会会場を５選でご紹介します！

前半には、京都のおすすめの展示会会場を、後半には展示会を主催する側のポイントを紹介していきます。

展示会を開催したいと考えている人は、ぜひしっかり読み込んでくださいね！

この記事を読めば、展示会の開催、特に京都での展示会をきっと成功に導いてくれます！

京都の展示会会場５選

では、さっそく京都で展示会を開催できる会場をご紹介していきます。

今回は、数ある展示会場の中から特におすすめの５つの施設を厳選しました。

それぞれの特徴と共に、見ていきましょう。

みやこめっせ

まず、最初に紹介するのは「みやこめっせ」。

京都市左京区にあり、京都でも大きな規模のイベント会場のひとつです。

展示会場は主に３つあり、最も大きい部屋は4,000㎡、最大5,000人まで収容可能。

一方、もっともコンパクトな会場は740㎡なので、大規模からアットホームな展示会まで、幅広く利用できます。

イベントの規模により、申し込み受付の開始日は異なりますが、１日の展示会を開催する場合、１年前から予約受付が可能です。

みやこめっせ公式HP：https://www.miyakomesse.jp/planner/

京都パルスプラザ

２つ目は、京都市伏見区にある「京都パルスプラザ」。

5,400㎡もの非常に大きな展示面積を持ち、天井高は10mあるため大型品の展示にも向いています。

搬出入口から大型トレーラーが出入りできるため、重量のある展示物の取り扱いも可能です。

そこまで大きな会場でなくてもよい場合は、1,591㎡と700㎡の会場も。

５か月先までの展示会場の空きスケジュールを確認できるため、日程の調整がしやすくなっています。

１日の展示会場の利用の場合、利用開始の１年前から申し込みOKです。

京都パルスプラザ：http://www.pulseplaza.jp/

国立京都国際会館

３つ目は、京都市左京区の「国立京都国際会館」。

こちらは政府や国際機関の会議でも利用されるハイクラスな施設。

展示会場として使用されるのは、別館の「イベントホール」「ニューホール」「アネックスホール」の３箇所。

それぞれ大きさは、3,000㎡、2,000㎡、1,500㎡となっています。

駅直結の専用エントランスが設けられているため利便性が高く、会場ごとに雰囲気も異なるため幅広い展示会で利用可能です。

予約は使用開始の２年前からできます。

ハイクラスな会場で、他では味わうことのできない展示会になるでしょう。

国立京都国際会館：https://www.icckyoto.or.jp/planner/hall_and_room/eventhall/

京都烏丸コンベンションホール

４つめは、京都市左京区にある「京都烏丸コンベンションホール」。

主な会場となるのは、360㎡の大ホールと240㎡の中ホール。

どちらかを使用して展示会を行うこともできますが、両ホールの壁を外し、600㎡のスペースでの使用もOK。

ホールの使用申し込みは、２年前から受け付けてくれるので長期的に計画を立てることができます。

中規模の展示会におすすめの会場です。

京都烏丸コンベンションホール：https://www.karasuma.conventionhall.jp/

kokoka京都市国際交流会館

５つ目は、京都市左京区にある「kokoka京都市国際交流会館」。

195㎡のイベントホールは座席を移動することができるので、展示会場として使用可能。

通常、大規模なイベントが考慮される施設では、２日以上の施設予約は２年前から受付が開始されます。

こちらはほとんどの催しで１２か月前からの受付となるため、比較的期日が近づいてからでも申し込みしやすいのが特徴です。

比較的、コンパクトな展示会におすすめの会場ですね。

kokoka京都市国際交流会館：https://www.kcif.or.jp/web/jp/building/kokoka/

展示会の主催者の必要準備は？

では、展示会を開く、主催者における必要な準備はどのようなことがあるのでしょうか？

今回は、展示会の企画の立ち上げから開催当日・アフターフォローまでの流れを時系列にご紹介していきます！

１．企画の検討・立案

展示会を開催するとき、最初に行うのが展示会の企画の検討・立案です。

開催テーマやコンセプト、会場選びから出展企業まで、すべてを決める核となるのが、最初の「企画の検討・立案」。

したがって、企画の検討・立案は非常に重要なセクションと言えます。

業界のトレンドや現況、マーケティング調査などを考慮して、展示会のコンセプトを考えましょう。

内容だけではなく、予算についても検討が必要です。

出展料や入場料の設定、告知の宣伝方法はどうするか、後援や協賛団体の有無など全体的な損益を見通します。

展示会の企画の概要が固まったら、プロジェクトチームなどを組織化して担当を配置して、本番までのスケジュールを計画しましょう。

２．会場選定

会場の選定は、展示会の規模によって左右されます。

ひとつの目安になるのが、目標とする出展社数や来場者数。

上記に合った人数を収容できる会場に絞ることで、数ある展示会会場のなかから選ぶべき施設が見つかります。

その他、会場を選ぶ際には下記の事項も重要です。

• 立地の利便性
• 会場のイメージ
• 設備や搬入口など、設備の確認
• 時期・気候など地域の特性
• 会場にかかるコスト

立地の利便性は、出展社やターゲットとする来場者を考慮し決めます。

会場だけでなく、付近の交通状況や宿泊施設、飲食施設についても検討しましょう。

「展示に必要となる設備は十分に整っているか」

「展示したいものが搬出入口を通れるのか」など、実際に開催した場合の、使用における問題点を想定することも重要です。

また、開催する時期や開催エリアの気候についても、想定しておきましょう。

荒天・悪天候が考えられる地域や時期で開催する場合は、しっかりとフォローする必要があります。

会場近くで有名なお祭りや花火大会があるときなどは、近隣の宿泊施設も満室が想定されることも。

できるだけ多くの要因を想定して、慎重に会場を決めましょう。

多くの場合、利便性の高さはコストの高さに直結します。

利便性・参加者・コストの３つにバランスよく満足できる会場を選べれば、ベストです。

３．出展企業の誘致

コンセプトや会場が決まったら、出展企業の誘致を行います。

遅くとも半年～１年前には募集を開始しましょう。

展示会における出展企業の数や内容により、展示会の価値が決まると言っても過言ではありません。

そのため、主催者側は、積極的に出展企業に働きかける事が非常に大切です。

具体的には、以下のようなことを行うとよいでしょう。

• 出展企業にとって展示会が大きなビジネスチャンスになる事を伝える
• 出典案内のパンフレットやDMの発送

近年は、電子メールだけでなくSNSを活用した誘致も多くなってきました。

企業は経費節減や効率的な業務を行うことに敏感になっており、主催者が出展企業に直接コンタクトをとるという方法が人気になっています。

４．来場者に向けた宣伝

出展する企業の誘致を進めながら、来場者に向けた宣伝や告知を企画していきます。

多くの来場者を見込むことができれば、企業側への出展も促しやすくなるでしょう。

告知計画の方法には、ネット広告やパンフレット、ポスター、新聞・雑誌への広告出稿などがあります。

さまざまな媒体を利用して、できるだけ多くの人に展示会を認知し、広めることが必要です。

展示会開催の４ヶ月ほど前になったら、業界の関係者や一般来場者の募集を開始します。

特設Webサイトを制作することで、展示会に興味を持ってくれる人を増やし、コンセプトやテーマを明確に伝えることができます。

５．開催準備

展示会の開催から２ヶ月くらい前になったら、実際の運営の準備を開始します。

ブースデザインやディスプレイ、レイアウトを考え、ブースごとに必要な電気や水道などの設備について、出展企業に確認しましょう。

その他、下記の項目についても確認が必要です。

• 展示会当日の受付
• セミナーを行う場合、講演者との打ち合わせ
• ステージイベントでの段取り
• 警備計画
• 新型コロナウイルスにおける対策

上記は、あくまでも一般的な展示会で必要な作業の一例です。

業界や企業によって必要になる打ち合わせは変動します。

様々なことを考慮しながら、万全の準備を期すようにしましょう。

６．会場設営

会場の設営は通常、１～２日前に行います。

しかし、設営に向けた準備はもっと事前に始まることを意識しておきましょう。

来場者の誘導ルート作成などのイベント管理を進めながら、全体的な業務をまとめ上げていきます。

具体的には、以下の項目があります。

• 出展企業の展示物の搬入
• ブースの建設・装飾
• アルバイト・コンパニオンなどの人員確保
• 清掃管理
• 飲食がある場合、保健所への申請
• 裸火の仕様や危険物の持ち込みがある場合、消防署への申請

開催準備期間は、出展企業はもちろん関係会社としっかり連携をとり、スムーズな会場設営ができるようにしましょう。

７．展示会当日

展示会当日は、運営事務局として種々の業務にあたります。

当日は進行管理や来場者数の集計、出展企業や来場者からの問い合わせの対応、終了後の搬出や撤去作業など、管轄する業務は多岐に。

そのため、関係各社との密な打ち合わせが肝要です。

トラブルなく展示会を終わらせられるよう、万全の注意を払いながら当日の運営にあたりましょう。

８．アフターフォロー

展示会の終了後は、来場者や出展企業のアフターフォローをしっかりと行います。

出展企業へのアンケートやその集計、来場者アンケートをまとめたものを開催報告書として作成し、出展企業にフィードバックします。

出展企業の満足度が高ければ、次回の展示会開催時にもより多くの企業が参加してくれます。

たくさんの企業に「次も出展したいな」と感じてもらえるよう、アフターフォローはしっかりと丁寧に行うことを心がけましょう。

展示会を開くならプロにお任せするのもおすすめ！

展示会の開催には、さまざまな雑務が絡み、日常の業務と並行して行うのは非常に困難です。

そこで、「プロに一任する」というのもおすすめな方法。

展示会にまつわる業務を一式でお願いできるため、自社の社員への負担が少なくなります。

また、多くの展示会を経験しているため、あらゆる状況やトラブルにも柔軟に対応でき、相談することもできます。

多くの時間を費やして展示会全体をまとめ上げることは、自社の社員では非常に骨が折れること。

多少のコストがかかっても、プロにお願いすることで得られる効果は非常に高くなります。

プロだからこそ知る会場設営などのコストダウンの方法や関係各社へのツテもあるため、手間なく総合的に高いクオリティに仕上がります。

展示会の開催は、信頼できる会社にお任せしてみてはいかがでしょうか？

展示会は、出展企業には大きなビジネスチャンスに、主催者には業界の活性化につなげることなど、多くのメリットがあります。

ぜひ、今回の記事を参考に、企画開催やスケジュール管理をしっかり行い、展示会を成功させてくださいね。