サービスの認知度アップや案件獲得のための施策として「展示会への出展」を検討している企業もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、展示会についての基礎的な知識をはじめ、出展するまでのスケジュールや展示会を成功させるために必要なポイントなど詳しく解説していきます。

そもそも展示会とは？

展示会には、他に「見本市」や「〇〇ショー」、「〇〇Expo（エキスポ）」「〇〇フェア」など様々な言い方がありますが、基本的に『さまざまな企業が大きな会場に集まり、それぞれ自らの新しい商品やサービスの展示やデモンストレーションを行うイベント』を指して言うことが多いです。

展示会にはそれぞれテーマがあり、そのテーマに合った企業・業者が一堂に集まります。そのため、来場者もその分野に対して興味がある人が集まることになり、企業はニーズのあるところへ短期間で一気にアプローチできるというところが展示会の大きなメリットです。

日本では1950年代頃から始まったとされるこの展示会という形式は、現在も企業プロモーションの重要な場となっています。

展示会に出展する目的・メリットとは？

展示会への出展には、どういった目的・メリットがあるのでしょうか。

主な目的・メリットとしては、以下の3つがあります。

1. 商談や見込み客獲得のため
2. 既存顧客との関係構築のため
3. 認知度拡大のため

それぞれ詳しく解説していきます。

１．商談や見込み客の獲得のため

展示会に出展する目的の1つ目として、「商談や見込み客の獲得」があります。

テーマや会場の規模にもよりますが、展示会には数千人や数万人もの人が来場します。そして、上の段にも書いた通り、来場者もその分野に興味がある人が集まっているため、展示会で売りたい商品やサービスに興味を持ってもらえる可能性は高いと言えます。

しかし、その商品やサービスを「今すぐに欲しい」と考えてすぐに商談に繋がる来場者もいれば、「興味はあるが、今は必要ではない」と考えている来場者など状況はさまざまです。この「興味はあるけど、今は必要ではない」と考えているような、すぐに商談につながらないお客さまのことを『見込み客』と呼びます。

展示会に参加している来場者の多くはこうした「見込み客」と言えます。

来場者をどれだけ自社のブースに呼び、製品やサービスをアピールして「見込み客」にできるかが、展示会の大きな目的と言えます。

２．既存顧客との関係構築のため

展示会に出展する目的として、「既存の顧客とのコミュニケーションのため」を挙げる人もいるのではないでしょうか。

すでに取引のある顧客に対して展示会の招待状を送付し、直接自社ブースに足を運んでもらい、新商材を実際に触ってもらったり、使い方をレクチャーしたり、サンプルやノベルティを手渡したりすることで、顧客とより親しい関係が構築されます。

また、親しい顧客だけでなく、過去に取引があったものの現在は疎遠になってしまっているようなお客さまに対して告知を行うのもおすすめです。会社の新商品情報を連絡するきっかけにもなり、関係を再構築するチャンスとなるかもしれません。

３．認知度拡大のため

展示会への出展は、認知度拡大にも大きな効果を発揮します。

展示会の参加者の多くは、情報収集を目的として来場しています。つまり、今は全く知名度のない企業でも、展示会なら多くの人にアプローチできるチャンスがあるということです。

認知度の拡大を目的とする場合は、会場を歩いている人の目を引き、興味を持ってもらえるように、パッと興味を引くようブースのデザインや印象的なキャッチコピーを採用することをおすすめします。

また、展示会の後にもインパクトを残すために、配布する資料や名刺についてもデザイン性や分かりやすさを重視して作成すると良いでしょう。

展示会に出展するデメリット

それでは逆に、展示会に出展することにはどういったデメリットが考えられるでしょうか。

展示会に出展するデメリットを挙げるとすると、主に以下の2点があります。

1. 準備に多くの時間やコストがかかる
2. 得られる効果が見えづらい

ここでは、デメリットを確認していきましょう。

１．準備に多くの時間やコストがかかる

展示会に出展するためには多くの時間やコストが必要となります。

出展に関する主な費用としては、以下のようなものが挙げられます。

• 基本出展料
• ブースの設計・施工・デザイン費用
• 宣伝費用
• ノベルティの準備
• 当日スタッフの人件費

基本出展料

展示会に出展する際は、展示会の主催者側に対して出展料（スペース代）を支払う必要があります。

こうした展示会のスペースは1小間（コマ）と呼ばれる単位で設定されていることが多く、基本的に1小間が3m×3mの広さとなります。もちろん会場の規模や主催者によって出展料に違いはありますが1小間あたり30万から50万円程度が相場と言われています。

展示ブースでやりたい内容に合わせて、2小間や3小間など、必要なスペース分申し込みを行いましょう。

ちなみに、展示ブースの配置はスペースの大きさや過去の実績から主催者が配置を決定するケースもあれば、出展側が希望を出して決めるケースもあります。

ブースの設計・施工・デザイン費用

次に、展示ブースを作るためにかかる費用について説明していきます。

展示ブースはデザイン設計に加えて、下記のような工事が必要です。

• 床面工事
• 木工造作工事（造作に必要な資材、設営費、撤去費、運送費、廃材処分費 etc）
• 表装工事
• サイン工事
• 電気照明工事
• 回線工事

こうした展示ブースの設営費用は、一般的に出展料の2～3倍程度と言われています。例えば、2小間で60万円の出展料だった場合は設営費用には120～180万円かかると想定しておくと良いでしょう。

宣伝費用

当日の集客のため、予め告知や宣伝を行っておくことも大切です。展示会出展における宣伝方法としては、以下のようなものが例として挙げられます。

• クライアントに案内状を送る
• 特設ウェブサイトを用意して情報を掲載する
• SNSなどで情報を発信する

案内状のデザインや印刷、送付費用、特設ウェブサイトの作成費用などが宣伝費用として必要になってきます。

ノベルティの準備

展示ブースで配布するために、社名などが入ったオリジナルのノベルティグッズや、パンフレットを準備している企業も多いでしょう。

展示会でのノベルティグッズの配布は、ブースの集客アップや名刺獲得に対して高い効果が期待できる方法の一つです。

しかし、来場者に「要らない」「つまらない」と思われるようノベルティを配ってしまうと企業に対してもマイナスなイメージを持たれてしまう可能性があります。

こうした配布ノベルティの定番である、ボールペンやタオル、エコバッグなど来場者に「欲しい」「使いたい」と思ってもらえるようなアイテムを準備することをおすすめします。

当日スタッフの人件費

展示会当日のスタッフの人件費も必要となるコストです。

もし展示会が遠方である場合は、スタッフの交通費に加えて宿泊費なども必要になる可能性があります。

また、大規模な展示会などで、司会者やコンパニオンを依頼した場合はその分の人件費も追加されるでしょう。

２．得られる効果が見えづらい

展示会では、来場者の多くが決定権を持たない立場で、主に「情報収集」を目的としているケースが多いこともあり、展示会の会場ですぐに商談が成立することは稀です。

展示会ではこうした「見込み客」を獲得し、展示会後もアフターフォローを続けることでようやく利益に結び付きます。

ここまででも説明してきたように、出展には多くの時間やコストがかかります。

多くのコストを掛けているのにその効果が見えにくい、という点は展示会におけるひとつのデメリットと言えます。

展示会出展を成功させるために必要なポイント

ここからは、展示会出展を成功させるためのポイントについて紹介していきます。

ポイント１：展示会出展の目的・目標を明確にする

展示会は準備に時間がかかってしまうこともあり、「出展すること」自体が目的となってしまっている担当者も少なくありません。そのように漠然と出展するだけでは、十分な結果は得られません。

そんな事態に陥らないためにも、「なぜ出展するのか」という目的を明確にし、数値目標として具体的に落とし込んでおくことが極めて重要なポイントです。

例えば、

• ブースの集客数
• 商談数
• 名刺獲得数
• アンケート回収数

このような項目で目標を決め、必ずスタッフ全員で共有しておきましょう。

目標が定まることで、準備するべきもの、とるべき行動が明確になり、出展当日もより効率的に行動できるようになるはずです。

ポイント２：アフターフォローが重要

展示会に訪れる来場者の内、およそ70%は情報収集や勉強を目的として来場しており、すぐに商談につながるような来場者は全体の10%にも満たないと言われています。

こうした、すぐには商談に結び付かないような来場者（見込み客）を、今後商談につなげられるかどうかは、展示会後のアフターフォローにかかっています。

展示会終了後は、まず集めた名刺やアンケートをもとに見込み客のリスト化を行いましょう。来場者を商談につながる見込み度の高さによって分類しておくことで、より効果的なアフターフォローを行うことができます。

分類分けの例として、以下のような3段階を紹介します。

• 【見込み度：高】これから商談に結び付きそう
• 【見込み度：中】会社や商品に興味を持ってくれている
• 【見込み度：低】まだ名前を知ってくれた程度

【見込み度：高】これから商談に結び付きそう

見込み度が高く、これから商談に結び付きそうな来場者に対しては、展示会終了後すぐにお礼と商談アポイントのお伺いメールを送り、翌日以降に電話をかけましょう。

案件を獲得するために、スピード感は非常に重要な要素です。特に展示会は一日で多くのブースを訪れ大勢の人と名刺交換を行うため、記憶はどんどん薄れてしまいがちです。

相手との会話内容など記憶が新しい内にアフターフォローを行いましょう。

【見込み度：中】会社や商品に興味を持ってくれている

まだ商談に結び付く段階ではないものの、興味は持ってくれているという来場者に対しては、来場のお礼メールと、可能であればアポイントを取って担当者を付け、継続的な関係づくりを目指します。

そして、今後商談のタイミングが訪れた際には候補として挙げてもらえるよう、長期的な目線でフォローを行っていきましょう。

【見込み度：低】まだ名前を知ってくれた程度

ちょっと展示ブースに足を運んでみただけ、というように、会社やサービスの名前を知ってくれた程度のあまり見込み度が高くない来場者に対しても、忘れずに来場のお礼メールを送りましょう。

ただ、ここで無理にアポイントを取ろうとしたり、熱心に売り込みを行ったりしてしまうと、逆にマイナスなイメージを持たれてしまう可能性が高くなります。

その後はメールマガジンのように定期的に業界情報をまとめたメールを配信したり、新商品が出た際にはDMを送ったりなど、会社のことを忘れずにいてもらえるような繋がりを維持していくことを目標にすると良いでしょう。

展示会に出展するための準備とスケジュールまとめ

企画から申し込み、当日までに人員やさまざまな制作物の手配など、展示会の出展準備には多くの手順があり、長いと半年や1年以上前から動き始める必要がある長期的なプロジェクトです。

ここでは、そんな展示会出展のための準備とスケジュールについてまとめてみましたので、展示会に出展する際の参考にしてみてください。

展示会の半年～1年前：企画の立案・展示会の検討

まず、出展する目的やターゲットを明確にして、それに合った展示会を探しましょう。

もしその展示会が定期的に行われているものなら、来場者として参加するなどして下見しておくとイメージが湧きやすいのでおすすめです。

出展したい展示会が決まった後は、ブースを確保するために早めに申し込みを行いましょう。

• 企画の立案
• 出展の目的
• 予算の確保
• 展示会申し込み
• 大まかなスケジュールの作成

展示会の3カ月前：ブースやグッズの手配

展示会が行われる約3カ月前までには、展示ブースの設計や展示品・ノベルティなど、外部に委託する必要があるものの手配を行っておきましょう。

もし遠方から展示会に参加する場合は移動手段の手配も必要になります。参加スタッフの飛行機や新幹線の手配、宿泊先の確保などは早めに行っておくとより安心でしょう。

• 展示ブースの業者選定
• 展示ブースの設計・デザイン
• 印刷会社の選定
• ノベルティやパンフレット、名刺など印刷物の手配
• スタッフの移動に対する手配

展示会の1～2ヶ月前：招待状の送付・情報発信

ブースに来て欲しい顧客には、展示会の1カ月前頃までに展示会の招待状を作成して送付しましょう。

また、集客アップのため、展示会出展の特設WEBサイトを準備したり、SNSを使って情報発信したりするのもおすすめです。

• 既存顧客に招待状の送付
• WEBサイトの立ち上げ
• SNSなどでの情報発信

展示会の前日～3週間前：最終調整

展示会まで1カ月を切った段階で、展示会当日に必要なものがすべて手配できているかを最終確認しましょう。

また、招待状を送った顧客対して来場について電話などで再度案内するのもおすすめです。

展示会前日などにブースの工事が完了するため、荷物を搬入し、現地でリハーサルを行い当日に備えましょう。

• 既存顧客へ再度招待のご連絡
• 納品物の確認
• 展示ブースの確認
• 荷物の搬入
• リハーサル

展示会当日：来場者対応

展示会の当日は、招待した既存顧客はもちろんブースに立ち寄った来場者の対応を最優先で行います。

交換した名刺やアンケートは展示会終了後のアフターフォローで活用します。随時リスト化しながら大切に管理しておきましょう。

また、基本的にスタッフは立ちっぱなしになると考えて良いでしょう。交代で休憩を取らせるなど、責任者はスタッフにも気を配りましょう。

• 来場者対応
• スタッフへの指示
• ノベルティの配布
• アンケート回収

展示会終了後：搬出・アフターフォロー

ブースなどの撤収は業者が行います。持ち込んだ荷物や余ったパンフレットやノベルティなどをまとめて搬出しましょう。

展示会終了後、アフターフォローのためブースの来場者になるべく早くお礼メールを送りましょう。

また、展示会中にブースに訪れた人数やアンケート結果などは取りまとめて、後日反省会を行うことをおすすめします。

• アフターフォローメール
• 結果について集計・分析

まとめ

いかがでしたでしょうか。

展示会への出展は、準備のために多くの時間やコストが必要となりますが、知名度アップや案件の獲得といった大きなメリットもあります。

「展示会に出展したいけど、具体的に何から始めたらいいのかわからない…」という人は、是非この記事を参考にして、展示会出展を成功に導いてくださいね。