展示会は、企業が自社の新商品や製品、提供するサービスなどを展示したり、デモンストレーションをするために行われます。ひとつのテーマを決めて、その業種の企業を集めて開催されます。

日本国内では1950年代から始まったとされています。現在では開催回数も増え、企業のプロモーション活動や顧客獲得への貴重な場となりました。

海外では「見本市」と呼ばれていますが、日本では「展示会」が主流となります。「展示会」の本来の意味である「商品やものを陳列して見せる」のではなく、「国や地域を越えたものやサービス、情報の売り買いと商談目的」を指します。

展示会は、一般消費者向けというよりは企業や団体を顧客とする、BtoB商談の場としての役割を持っています。加えてそれを報道するメディアのためのものでもあります。

開催にあたっては政府や公共団体、あるいは各産業界を代表する機関などが中心となっており、1980年代以降はコンベンション産業としての成立もみられ、地域経済の活性化のための手段としても注目されています。

東京ビッグサイトで開催される展示会

東京国際展示場は、「東京ビッグサイト」の愛称で親しまれており、年間約300の展示会が開催され、約1,400万人もの来場者が国内外から訪れています。

平成8年の開業以来、数多くの見本市や展示会の会場として利用され、日本最大のコンベンションセンターとして実績を挙げています。都心や空港からのアクセスがしやすく、周辺の宿泊施設や商業施設も充実。その経済効果は大きく展示会産業での経済の活性化において重要な位置を占めています。

東京ビッグサイトでの展示会開催に伴う、交通・宿泊・会場設営等の消費活動による経済効果は、直接および間接的な効果を合わせると年間約7,500億円となり、首都東京と国の経済の活性化に大きく影響していることがわかります。

ここでは、東京ビッグサイトで開催される展示会の事例を紹介します。

東京モーターショー

自動車に関する、最新の技術やデザインについての情報を紹介する見本市です。世界5大モーターショーのひとつとなっています。

誰もが楽しめるさまざまなプログラムを実施しており、2019年にはキッザニアとのコラボを実現し、多くの子供たちの来場がありました。2023年には、スタートアップ業界も参画し、官公庁・自治体・学生団体とも手を組んで、若い世代の力を結集してイベントを実施しています。

臨海副都心エリアや東京ビッグサイト近隣のエリアでの拡充開催も検討されており、100万人規模の来場者が見込まれています。

日本国際工作機械見本市

略称は「JIMTOF」、工作機械およびその関連機器等の展示会です。1962年に大阪で第1回が開催されましたが、近年は2年毎に東京ビッグサイトでの開催となっています。国内外の関係業者が出展を行っています。

世界で最も早く、最新鋭の工作機械およびその関連機器等が一堂に会する、世界最大の見本市です。ヨーロッパのEMO、アメリカのIMTS、中国のCIMTと並び、関係者から高い評価を得ています。世界最高水準を誇る日本の工作機械の開発動向には、注目が集まっています。

東京インターナショナル・ギフト・ショー

日本最大のパーソナルギフトと生活雑貨の国際見本市。一般の方の来場はなく、ショップ・百貨店・専門店・商社・卸売業者などのバイヤーが商談を目的に来場します。さらに、主催者が運営する流通業界最大のBtoBポータルサイト「Gift Net」で、来場者とのオンライン商談も可能です。

常に新しい時代を見据えた切り口で、新しいテーマやコンセプトの専門ショーを展開。消費者のショッピングが楽しくなる店舗づくり、小売業の発展に貢献します。

会場は7つのカテゴリーと3つのショーで構成されており、既存の各フェアに加え、消費者の関心が高いテーマをもとに特別イベントも実施しています。

JAPAN IT WEEK

11の専門展から構成されている、日本最大のIT展示会です。ソフトウェア&アプリ開発・営業 DX EXPO・組込み/エッジ コンピューティング展・データセンター&ストレージ EXPOなどの専門展があります。

出展ブースでは製品・サービスの販売や受注、課題についての相談や見積もり・導入時期の打ち合わせなどが行われ、実質的な商談の場として活用しています。

ITのプロに直接相談・質問しながら、製品やサービスの比較検討が行えます。「メタバース」「DX」「脱炭素化」「パーソナライゼーション」など注目のIT製品やサービスが多数出店され、活発な商談が行われました。

スマートエネルギーWEEK

スマートエネルギーWEEKは、世界最大級の新エネルギー総合展です。水素・燃料電池、太陽光発電、二次電池、スマートグリッド、洋上風力、バイオマス発電、ゼロエミッション火力などのあらゆる技術が出展しています。世界各国から専門家が来場する展示会として、業界に定着しています。

5つの展示会で構成され、出展対象製品は、再生可能エネルギー、省エネ・節電技術、次世代火力発電、資源リサイクル技術などとなっています。商談の場を求めて多数の専門家が来場しており、エネルギー対策、カーボンニュートラルなど注目テーマのセミナーも多数開催されました。

展示会の目的とは

展示会の目的は、企業出展者が自分たちの商品やサービスを紹介し、顧客を獲得することにあります。

新規顧客の獲得のみならず、プロモーション活動や新サービスの情報発信のために、展示会への出展を取り入れている企業も少なくありません。

展示会ごとに大きなテーマが決められており、出展者はテーマに沿った商材を用意します。来場者は、テーマから自分たちが求めている商品やサービスに期待し、会場に足を運びます。

一方で、なんとなく良いものはないか探しに来ている来場者も多いです。そのため、出展企業はブースの作りやデザインなどで、来場者の興味を引く仕掛けが必要となります。

展示会に出展するメリット

展示会はテーマに沿って行われ、興味のある企業の担当者が来場して情報収集や商談をします。そのため、来場者の多くは見込み顧客であることが期待できるでしょう。

さらに、集客実績のある大規模な展示会への出展をすることにより、自社の認知度の向上や新規顧客へのアピールにもつながります。多くの人が集まる展示会は、直接顧客との会話ができる貴重な場であり、幅広い集客を可能としています。

展示会出展のメリットについて、ひとつずつ掘り下げていきましょう。

見込み顧客へ対面で宣伝ができる

現代ではWebでの情報収集が主流となりつつあります。その中で、展示会への出展は、多くの見込み顧客との対面での宣伝が可能となる貴重な場所となるでしょう。

また、テーマが決められているため、来場者の多くは見込み顧客であることが期待できます。

優良顧客へとつながるチャンスでもあり、来場者との会話から課題点やニーズなどの有益な情報を得られるなどのメリットもあります。大規模な合同展示会では、自社で開催するセミナー・イベント等よりも幅広い集客が可能です。

会社・商品の認知度向上により大きな宣伝効果となる

展示会には多くの企業が出展しており、その中で印象的なブースを作り上げることができれば、大きな宣伝効果や認知拡大へとつなげることができます。

遠くからでも目につくような看板や、通りかかった人の目に入るモニターやデモの設置、自社商品に関するチラシや資料の配布などの工夫が重要です。

さらに、同じイベントに継続出展をしたり、展示会のスポンサーをつとめたりすることも、認知を上げる一つの手段となるでしょう。

既存の顧客との関係をより深められる

既存の顧客にも、メールや招待状などで積極的に告知をして、展示会に足を運んでもらいましょう。より深い関係性の構築や、しばらくコンタクトが取れていない顧客との接点にもなります。

また、既存顧客のニーズを聞き取ることで、新たな商談へつなげられる点もメリットとしてあげられます。

展示会を主催する上でのポイント

それでは、展示会を主催する側のポイントを紹介します。企画から広報活動、会場の調整や保健所・消防署への申請など、展示会開催までの準備は多岐にわたります。

そして、展示会終了後も次回につなげていけるようなアフターフォローが重要です。順を追って確認していきましょう。

展示会の企画・運営計画を立てる

はじめに、展示会を開催するにあたってどの程度のニーズがあるか、規模や参加者はどの程度見込まれるのかを調査する必要があります。

同じ分野で展示会の参加経験のある出店者・来場者への聞き取りを行いましょう。さらには、過去の開催実績や類似展示会の動向などのデータをもとに、企画や立案へとつなげていきます。

次に、マーケティングデータをもとに展示会の基本計画やコンセプトを設定します。

• 出展者・来場者数の目標
• 会場の規模
• スケジューリング
• 出展料・入場料
• 予算規模および損益の見通し
• 開催告知などの広報宣伝方法
• 環境対応方策
• 後援・協賛団体の選定

上記が決定次第、設営や運営へ進む形となります。

開催地の決定や、プロモーションを行う

基本計画がまとまると、次は開催地を選定しなければなりません。目安となるのは、目標とする出展者および来場者数を収容できる点、性能や利便性、会場使用料などです。

ほかにも、展示会開催テーマと関連している地域特性や、周辺の飲食・宿泊施設、アクセスの良さなども考慮します。これらの要素をもとにして展示会場の設定を行いましょう。

開催地・開催施設が決定したら、遅くとも半年〜1年前には外部向けのプロモーション活動に移ります。

展示会への参加経験がある企業や来場者は、コストパフォーマンスの高い展示会を求める傾向にあります。できるだけ多くの企業に参加してもらうために、テーマに沿った企業募集と、それをサポートする運営業務が必要となります。

出展者数やその内容によって展示会の価値が決まるといえるため、さまざまな告知方法を利用し宣伝を行います。パンフレットやポスター、新聞や雑誌への出稿やネット広告なども利用するのが良いでしょう。

来場者の募集や管理・開催準備に入る

展示会開催3〜4ヶ月前になったら、各メディアへの出稿やDM、SNSを活用してのアピール、協賛企業と連携したアプローチを行います。業界関係者や、一般来場者の募集もはじめます。他にも、公式ホームページを立ち上げ、展示会のコンセプトやテーマの宣伝をしましょう。

開催2ヶ月前には、出展企業の準備のサポートを開始します。集客効果の高いブースデザインやディスプレイ、スムーズに商談へとつなげられるブースレイアウトなどの提案をします。さらに、ブース内のインフラ工事や備品貸出などの各種申込みの対応も必要です。

その他、機材搬入の計画や防災機器の確認、展示会場のレイアウトなども決定しましょう。コンパニオンやアルバイトの人員整理、清掃管理などの、展示会開催に関わるすべての業務をコントロールします。

展示会実施・運営と撤収まで

1〜2日前になったら、展示会の設営や準備に入ります。各参加企業がスムーズに運営できるように、密に連絡を取りましょう。不測の事態が起こった場合に誰が対応するのかなど、細かいことも周知しておくのが重要です。

展示会当日は、開場前から閉会後の撤収まで、運営・企業のサポートをします。動員が多く、活発な商談を行えるよう総力を挙げてサポートしてください。いつでも参加企業へのフォローをできるように、体制を整えておきましょう。

主な運営業務は以下になります。

• 受付・各種問い合わせの対応
• 場内からの情報発信
• 各ブースのフォロー
• 取材メディアの誘致と対応
• 来場者アンケートの実施
• 会場警備

アフターフォローが重要

展示会で大切なのは、当日だけではなく終了後のアフターフォローです。次回の開催に向け、今回の展示会の総括を行ったり出展者へのアンケートを実施する必要があります。

他にも、来場客アンケートの結果をもとに開催レポートを作成し、出展者に来場者数や出展者数・規模などの情報提供を行います。特に、結果が思うように出せなかった出展者に対しては、対応策などを話し合うことが重要になります。

そして、次回の展示会への出展をアピールしていき、各企業との関係を継続していくことが大切になっていくでしょう。